Las organizaciones sanitarias, como en cualquier entorno empresarial, no están exentas de vicios, algunos propios y otros adquiridos.
Seguro que con la lectura de estas líneas muchos de los habituales seguidores se van a ver representados.
Cuántas veces nos vemos inmersos en reuniones que generalmente no sabemos a que fuimos invitados. La necesidad extrema de debatir y reunirse actualmente en las empresas se la identifica como reunionitis, un término que hace referencia a la “enfermedad” de estar en reuniones constantemente. (1)
Este dato es inquietante para la productividad, sobre todo cuando se trata de reuniones que no aportan valor, ya que implica que el directivo sólo dedica de media 2 horas de su jornada laboral al trabajo en solitario.
La reunionitis se ha convertido en una práctica extendida y en una de las peores amenazas para la productividad. Te dejamos algunos consejos para evitar este síndrome cada vez más extendido en el mundo laboral.
1. Asegúrate de que la reunión es necesaria
Antes de aceptar una reunión, comprueba si es realmente necesaria o hay otras maneras más productivas de hacer frente a la tarea sin tener que reunirse. Si hay otras opciones, intenta proponer activamente la solución alternativa para evitar reuniones innecesarias.
2. Comprueba que la reunión tiene un objetivo claro
Muchas veces, ya sea por costumbre o malas prácticas, se convocan reuniones sin tener un objetivo concreto definido. No aceptes reuniones sin agenda previa que no tengan un propósito muy claro que contribuya a tus objetivos.
3. Evita las reuniones demasiado largas
Para que una reunión sea productiva, tiene que ser breve, útil y con una agenda clara. Evita los encuentros interminables que ocupan una parte importante de tu jornada y acaban a horas intempestivas. Las reuniones productivas no deberían durar más de una hora. Las reuniones de 2 o 3 horas suelen ser indicadores de que el organizador no sabe exactamente qué quiere y espera que los participantes le ayuden a encontrar la respuesta. Fijar previamente la duración y dinámica de la reunión son dos factores clave para optimizar la productividad.
4. Cuestiona las reuniones con demasiada gente
Comprueba cuánta gente está convocada antes de aceptar una reunión y revisa si es necesario que vayan tantas personas. Una mala práctica extendida es invitar a demasiadas personas -más de 6 suelen ser demasiadas- ya que, exceptuando algunas excepciones, puede ser un indicador de que el organizador no sabe exactamente con quién debería estar tratando el tema en cuestión. (2)
«El problema es que solo un 20% de las reuniones se enfocan en el primer punto (tomar decisiones) y lo que es peor es que de esta cifra, solo en una de cada cuatro reuniones se obtienen soluciones concretas» (3)
Asimismo, se aconseja informar previamente de qué se trata la reunión a los participantes, cosa que tengan tiempo de analizar el contenido que se conversará y así, aporten cosas nuevas al momento del encuentro.
También se recomienda tener un acta en la que quede establecido cuáles fueron las decisiones tomadas en una reunión, los plazos y los responsables de cumplir con los objetivos. (3)
Antes de plantear la reunión, conviene ver si hay alternativa. O incluso cabe preguntarnos qué pasaría si el encuentro no se celebrara. Plantear la discusión vía e-mail o chat siempre es preferible, puesto que ahorra tiempo y distrae menos. (4)
Según Parkinson, establece la ley de la trivialidad, “en la gran mayoría de las reuniones el tiempo dedicado a cada asunto es inversamente proporcional a su importancia”.
Son como vampiros del tiempo, la productividad y la energía de los trabajadores. De cada una, además, sale otra (es como ese ramo que se tira en las bodas) y se convierten en un trabajo en sí mismas: son las reuniones como deporte corporativo, como competición a ver quién convoca más incluso. Bueno, a llegados a este extremo, hablamos más bien de su perversión: de la “reunionitis», un mal generalizado. (5)
¿Qué pasa, además, si la reunión dura más de la cuenta? Según un informe de Atlassian:
- El 91 por ciento de los asistentes se distrae.
- El 73 por ciento hace otras cosas.
- Un 39 por ciento llega a dormirse en algún momento. (5)
Peter Drucker decía que “Una empresa con demasiadas reuniones es una empresa enferma”.
Todas estas citas nos han de hacer pensar, pensar en nuestras organizaciones, saber si padecemos ”reunionitis”, y si esta patología empresarial nos está perjudicando o por el contrario nos ayuda.
Referencias